立足十五五规划 深耕兰台初心 全面推进财务档案数字化转型升级

“十五五”时期是国家纵深推进数字中国建设、加快推进治理体系和治理能力现代化的关键五年，也是国有企业深化智慧财务改革、推动档案事业现代化发展的战略机遇期。全国档案事业“十五五”发展规划明确提出，要坚持科技赋能、守正创新，全面推进存量档案数字化、增量档案电子化、档案管理智能化、档案利用高效化，推动传统档案管理模式向数字智慧档案治理加速转型。财务档案作为国铁企业记录经济运行轨迹、落实内控管理要求、开展审计监督工作的核心原始凭证，是企业兰台工作体系中不可或缺的重要组成部分，在规范财经秩序、防范经营风险、服务企业高质量发展等方面发挥着至关重要的作用。

近年来，为积极响应国家及国铁集团数字化改革号召，稳步推进财务会计档案转型升级，目前已完成从传统全纸质档案管理，向小部分纸质留存、大部分资料电子化归档的转变，数字化建设取得阶段性成效。但对标“十五五”规划中档案全电子化、管理一体化、应用智能化的目标要求，当前纸质与电子档案双线管理的模式，仍存在标准不统一、流程不集约、数据价值挖掘不足等问题。在此背景下，持续压减纸质档案、彻底实现全流程数字化管理，是践行兰台精神、夯实财务基础、筑牢合规防线、激活数据潜能的必然选择。 传统全纸质档案管理模式，在企业财务规范化发展初期起到了重要的支撑作用。但随着企业经营规模不断扩大，财务业务链条持续延伸，各类巡察审计、财经检查、专项核查工作趋于常态化，纯纸质档案管理的短板日益凸显。其一，仓储与管护成本居高不下。历年累积的会计凭证、会计账簿、财务报表、经济合同、审计报告、各类票据等纸质档案数量逐年递增，不仅需要占用大量专用库房空间，还必须持续投入资金用于消防、除湿、防虫等设施运维。同时，纸质材料易受温湿度、外力损坏等因素影响，出现褪色、霉变、破损等问题，档案永久保存面临较大压力。其二，档案使用效率偏低。纸质档案依赖人工整理、装订、立卷、登记、借阅归还，全流程人工操作占比高、重复工作量大。铁路行业项目多、资金规模大、业务周期长，开展跨年度、跨项目档案查询与溯源工作时，人工翻找耗时费力，无法满足快速核查、即时取证的工作需求，直接影响财务整体运转效率。其三，内控监管存在薄弱环节。纸质档案流转环节多、经手人员杂，归档滞后、附件缺失、顺序错乱等问题时有发生。由于无法实现全流程留痕和动态追溯，档案遗失、人为篡改等风险难以有效管控，与国有企业财务工作从严管控、全程可溯的管理要求存在差距。其四，数据价值难以释放。纸质档案属于静态资料，信息分散割裂，无法开展批量检索、统计分析，海量历史财务数据长期处于“沉睡”状态，难以转化为数据资产，不能为预算编制、成本管控、资金调度、风险预警、经营决策提供有力支撑，阻碍了财务工作从核算型向管理型、价值型转变。

经过阶段性改革，财务档案管理现已告别单一全纸质模式，形成少量纸质备查、多数业务电子归档的运行格局，有效减少了办公耗材使用，压缩了库房占用面积，降低了人工劳动强度。但双线并行的管理方式，依然存在归档标准不统一、查阅渠道分离、数据衔接不畅等问题，管理集约化、规范化程度有待进一步提升，距离“十五五”规划提出的无纸化档案建设目标仍有不小差距。